Results 1 to 8 of 8

Thread: Hỏi nghiệp vụ của thủ kho và kế toán kho

  1. #1
    corolla altis's Avatar
    corolla altis Guest

    Hỏi nghiệp vụ của thủ kho và kế toán kho

    Các bạn cho tôi hỏi, kế toán kho và thủ kho nghe nói có thể làm chung trong phần mềm này và đối chiếu được số liệu với nhau định kỳ để xác định thừa thiếu. Tôi thấy trong phần mềm ko có đề mục nào cho thủ kho, vậy làm thế nào thủ kho làm được các thao tác nhập xuất.
    Nếu được các bạn cho tôi biết chi tiết cụ thể nghiệp vụ của kế toán kho và thủ kho về nhập xuất ở đâu, xem báo cáo như thế nào, và kiểm kê định kỳ so sánh ra làm sao nhé.
    Xin cảm ơn!
    Last edited by corolla altis; 20/04/2010 at 14:04.

  2. #2
    Join Date
    Dec 2005
    Location
    FRD3
    Posts
    1,020
    Thanks
    5
    Thanked 98 Times in 89 Posts
    Về câu hỏi của bạn, mình xin trả lời một cách tổng quát (căn bản) như sau:

    1. Về nghiệp vụ:

    - Thủ kho: theo dõi, ghi chép vào sổ sách mỗi khi có hàng nhập kho, xuất kho thực tế chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa và từng đối tượng sử dụng (không quan tâm đến việc hạch toán kế toán như thế nào). Chứng từ nhập/xuất kho sau khi được lập sẽ được chuyển lên cho kế toán kho (hoặc kế toán mua hàng) dùng làm căn cứ hạch toán vào các sổ sách kế toán liên quan.

    - Kế toán kho (hoặc kế toán mua hàng): căn cứ vào chứng từ nhập/xuất kho từ thủ kho chuyển lên và các chứng từ liên quan khác (như: hóa đơn, lệnh xuất kho, lệnh sản xuất...) để hạch toán vào các sổ sách chi tiết theo từng đối tượng sử dụng.

    - Lưu ý:

    + Chứng từ nhập/xuất này không phải lúc nào cũng dùng để hạch toán kế toán mà trong một số trường hợp việc hạch toán phải dựa vào chứng từ khác (ví dụ: mua hàng đã nhận hàng nhưng chưa có hóa đơn, hoặc bán hàng đã xuất hàng nhưng chưa xuất hóa đơn...Khi nhận được hóa đơn hoặc đã xuất hóa đơn thì căn cứ vào các hóa đơn này, kế toán mới tiến hành hạch toán vào sổ sách kế toán).

    + Do có sự khác biệt về thời điểm ghi sổ giữa thủ kho và kế toán kho nêu trên nên sẽ dẫn đến tình trạng báo cáo hàng tồn kho giữa kế toán và thủ kho tại một thời điểm nào đó trong kỳ sẽ có sự sai lệch về số liệu.

    2. Về chương trình:

    - Trong Fast Business, chương trình cho phép quản lý hàng tồn kho theo 2 hệ thống riêng biệt, đó là "Tồn kho thực tế" và "Tồn kho sổ sách" (hay tồn kho kế toán). Hệ thống "Tồn kho thực tế" được dùng chủ yếu cho bộ phận kho, bộ phận mua hàng/bán hàng (nơi quan tâm đến số liệu thực tế để phục cho việc báo cáo, thống kê và ra quyết định) , còn bộ phận kế toán thì quan tâm đến hệ thống "Tồn kho sổ sách" khi lên các báo cáo kế toán.

    - Cách nhập liệu trong chương trình:

    + Liên quan đến nhập hàng mua ngoài hoặc xuất bán ra ngoài: khi việc nhập/xuất hàng thực tế xảy ra thì thủ kho vào chức năng "Phiếu nhập mua hàng" hoặc "Phiếu xuất bán" (thuộc phân hệ quản lý mua hàng, quản lý bán hàng) để cập nhật. Kế toán kho (hoặc kế toán mua hàng) căn cứ vào chứng từ nhập xuất này cùng với hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng -> vào chức năng "Hóa đơn mua hàng trong nước", "Hóa đơn mua hàng nhập khẩu" hoặc "Hóa đơn bán hàng" (thuộc phân hệ kế toán phải trả, kế toán phải thu) để cập nhật. Lưu ý: chương trình cho phép kế toán kế thừa số liệu từ phiếu nhập mua hàng và phiếu xuất bán từ bộ phận kho.

    + Liên quan đến nhập/xuất kho nội bộ thì thủ kho vào chức năng "Phiếu nhập kho", "Phiếu xuất kho" (thuộc phân hệ quản lý hàng tồn kho) để cập nhật (lưu chứng từ với trạng thái "Nhập/xuất kho"). Do là nhập/xuất nội bộ nên thời điểm ghi nhận của thủ kho và kế toán là giống nhau nên kế toán chỉ cần vào lại 2 phiếu này để bổ sung thông tin về tài khoản và chuyển trạng thái của chứng từ sang "Chuyển kế toán tổng hợp" hoặc "Chuyển sổ cái".

    - Cách khai thác báo cáo:

    + Trên màn hình điều kiện lọc các bán cáo nhập/xuất/tồn kho, chương trình cho phép người dùng chọn xem số liệu theo 2 hệ thống "Tồn kho thực tế" và "Tồn kho sổ sách" tùy ý.

  3. #3
    corolla altis's Avatar
    corolla altis Guest
    Quote Originally Posted by nhantt;

    2. Về chương trình:

    - Trong Fast Business, chương trình cho phép quản lý hàng tồn kho theo 2 hệ thống riêng biệt, đó là "Tồn kho thực tế" và "Tồn kho sổ sách" (hay tồn kho kế toán). Hệ thống "Tồn kho thực tế" được dùng chủ yếu cho bộ phận kho, bộ phận mua hàng/bán hàng (nơi quan tâm đến số liệu thực tế để phục cho việc báo cáo, thống kê và ra quyết định) , còn bộ phận kế toán thì quan tâm đến hệ thống "Tồn kho sổ sách" khi lên các báo cáo kế toán.

    - Cách nhập liệu trong chương trình:

    + Liên quan đến nhập hàng mua ngoài hoặc xuất bán ra ngoài: khi việc nhập/xuất hàng thực tế xảy ra thì thủ kho vào chức năng "Phiếu nhập mua hàng" hoặc "Phiếu xuất bán" (thuộc phân hệ quản lý mua hàng, quản lý bán hàng) để cập nhật. Kế toán kho (hoặc kế toán mua hàng) căn cứ vào chứng từ nhập xuất này cùng với hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng -> vào chức năng "Hóa đơn mua hàng trong nước", "Hóa đơn mua hàng nhập khẩu" hoặc "Hóa đơn bán hàng" (thuộc phân hệ kế toán phải trả, kế toán phải thu) để cập nhật. Lưu ý: chương trình cho phép kế toán kế thừa số liệu từ phiếu nhập mua hàng và phiếu xuất bán từ bộ phận kho.
    Phần này hoàn toàn nhất trí với cách giải quyết của phần mềm.

    Quote Originally Posted by nhantt;
    + Liên quan đến nhập/xuất kho nội bộ thì thủ kho vào chức năng "Phiếu nhập kho", "Phiếu xuất kho" (thuộc phân hệ quản lý hàng tồn kho) để cập nhật (lưu chứng từ với trạng thái "Nhập/xuất kho"). Do là nhập/xuất nội bộ nên thời điểm ghi nhận của thủ kho và kế toán là giống nhau nên kế toán chỉ cần vào lại 2 phiếu này để bổ sung thông tin về tài khoản và chuyển trạng thái của chứng từ sang "Chuyển kế toán tổng hợp" hoặc "Chuyển sổ cái".
    Phần này tôi ko nhất trí với cách xử lý của phần mềm, theo cách này kế toán và thủ kho thực hiện 2 nghiệp vụ của mình trên cùng một phiếu, như vậy đối với họ ko có chứng từ riêng, cả 2 chung nhau 1 phiếu, số liệu 2 bên luôn bằng nhau sẽ ko có đối chiếu nữa. Đối với thủ kho mà nói họ có cách ghi sổ độc lập không thể chung nhau với kế toán được, chưa kể đến các thao tác sửa xoá số liệu của thủ kho lại ảnh hưởng đến kế toán. Nói theo cách trên chắc phiếu xuất điều chuyển giữa các kho cũng chung nhau, làm vậy rõ ràng có vấn đề chưa ổn.
    À còn vấn đề kiểm kê cuối kỳ thì thủ kho thao tác như nào và làm thế nào để đối chiếu số liệu với kế toán được bạn nhỉ?
    Last edited by corolla altis; 22/04/2010 at 10:44.

  4. #4
    corolla altis's Avatar
    corolla altis Guest
    Quote Originally Posted by nhantt;
    + Liên quan đến nhập/xuất kho nội bộ thì thủ kho vào chức năng "Phiếu nhập kho", "Phiếu xuất kho" (thuộc phân hệ quản lý hàng tồn kho) để cập nhật (lưu chứng từ với trạng thái "Nhập/xuất kho"). Do là nhập/xuất nội bộ nên thời điểm ghi nhận của thủ kho và kế toán là giống nhau nên kế toán chỉ cần vào lại 2 phiếu này để bổ sung thông tin về tài khoản và chuyển trạng thái của chứng từ sang "Chuyển kế toán tổng hợp" hoặc "Chuyển sổ cái".
    Hình như có vấn đề chỗ này, nếu kế toán mà làm luôn phiếu xuất kho chuyển sổ cái thì tự nhiên coi như là thủ kho cũng đã thực hiện xuất kho. Vậy là vừa đá bóng vừa thổi còi rồi, kế toán và kho hòa làm một, không biết tôi có hiểu sai không hay là dụng ý trên phần mềm xử lý như thế có ý nghĩa gì?

  5. #5
    Join Date
    Dec 2005
    Location
    FRD3
    Posts
    1,020
    Thanks
    5
    Thanked 98 Times in 89 Posts
    Quote Originally Posted by corolla altis View Post
    Phần này hoàn toàn nhất trí với cách giải quyết của phần mềm.


    Phần này tôi ko nhất trí với cách xử lý của phần mềm, theo cách này kế toán và thủ kho thực hiện 2 nghiệp vụ của mình trên cùng một phiếu, như vậy đối với họ ko có chứng từ riêng, cả 2 chung nhau 1 phiếu, số liệu 2 bên luôn bằng nhau sẽ ko có đối chiếu nữa. Đối với thủ kho mà nói họ có cách ghi sổ độc lập không thể chung nhau với kế toán được, chưa kể đến các thao tác sửa xoá số liệu của thủ kho lại ảnh hưởng đến kế toán. Nói theo cách trên chắc phiếu xuất điều chuyển giữa các kho cũng chung nhau, làm vậy rõ ràng có vấn đề chưa ổn.
    À còn vấn đề kiểm kê cuối kỳ thì thủ kho thao tác như nào và làm thế nào để đối chiếu số liệu với kế toán được bạn nhỉ?
    - Về nguyên tắc kế toán: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho nội bộ thì số liệu phải là duy nhất giữa kho và kế toán (kế toán hạch toán dựa vào số liệu của bộ phận kho chuyển lên) nên không có chuyện nhập riêng, quản riêng. Trường hợp thủ kho vì lý do gì đó phải sửa lại số liệu thì dĩ nhiên phải báo lại cho kế toán.

    - Liên quan đến phiếu xuất điều chuyển giữa các kho: đúng là số liệu xuất có thể khác số liệu nhập. Trường hợp luôn giống nhau thì có thể dùng phiếu xuất điều chuyển 1 bước để cập nhật cho nhanh (đây là tiện ích của chương trình). Còn trường hợp muốn nhập độc lập thì dùng phiếu xuất điều chuyển 2 bước; hoặc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho độc lập.

    - Về báo cáo hàng tồn kho: như đã nói ở bài post đầu, trên màn hình điều kiện lọc báo cáo luôn có 2 tùy chọn lọc theo "Tồn kho thực tế" và "Tồn kho hóa đơn" (sổ sách). Thủ kho và kế toán có thể đối chiếu thông qua 2 tùy chọn xử lý số liệu trên.

  6. #6
    anvi85's Avatar
    anvi85 Guest
    bên em đang sử dụng Fast Business 3.1. Em muốn hỏi cách hạc toán của phân hệ bán hàng như sau:
    Bên em thường ký hợp đồng bán ra với khách hàng một số lượng tổng. nhưng xuất kho thì xuất làm nhiều lần lẻ. vậy nên em hỏi chị trình tự làm thế nào để khi xuất kho thì thủ kho xuất kho ghi nhận đc số lượng xuất, ghi nhận giá vốn, ghi đc cả doanh số bán của từng nhân viên và công nợ cho khách hàng đó. đến cuối tháng kế toán mới viết hóa đơn GTGT cho khách hàng.

  7. #7
    anvi85's Avatar
    anvi85 Guest
    bên em đang sử dụng Fast Business 3.1. Em muốn hỏi cách hạc toán của phân hệ bán hàng như sau:
    Bên em thường ký hợp đồng bán ra với khách hàng một số lượng tổng. nhưng xuất kho thì xuất làm nhiều lần lẻ. vậy nên em hỏi chị trình tự làm thế nào để khi xuất kho thì thủ kho xuất kho ghi nhận đc số lượng xuất, ghi nhận giá vốn, ghi đc cả doanh số bán của từng nhân viên và công nợ cho khách hàng đó. đến cuối tháng kế toán mới viết hóa đơn GTGT cho khách hàng.

  8. #8
    Join Date
    Dec 2005
    Location
    FRD3
    Posts
    1,020
    Thanks
    5
    Thanked 98 Times in 89 Posts
    Quote Originally Posted by anvi85 View Post
    bên em đang sử dụng Fast Business 3.1. Em muốn hỏi cách hạc toán của phân hệ bán hàng như sau:
    Bên em thường ký hợp đồng bán ra với khách hàng một số lượng tổng. nhưng xuất kho thì xuất làm nhiều lần lẻ. vậy nên em hỏi chị trình tự làm thế nào để khi xuất kho thì thủ kho xuất kho ghi nhận đc số lượng xuất, ghi nhận giá vốn, ghi đc cả doanh số bán của từng nhân viên và công nợ cho khách hàng đó. đến cuối tháng kế toán mới viết hóa đơn GTGT cho khách hàng.
    Trong Fast Business, bạn có thể cập nhật 1 hợp đồng khung và các đơn hàng con tương ứng cho từng lần xuất để theo dõi chi tiết từng lần giao hàng. Khi lập đơn hàng thì các thông tin về giá bán, nhân viên bán hàng phải được cập nhật trước rồi nên ở bước sau là "Xuất kho" thì thủ kho chỉ cần vào menu "Phiếu xuất bán" để kế thừa số liệu từ đơn hàng và nhập số lượng thực xuất thôi.

    Về hạch toán thì tại thời điểm xuất kho thì không tạo ra bút toán nào. Cuối tháng, sau khi lập hóa đơn bán hàng (kế thừa số liệu từ đơn hàng hoặc phiếu xuất bán) thì lúc này các bút toán hạch toán công nợ, doanh thu, thuế và giá vốn mới được tạo ra. Lưu ý: giá vốn sẽ được chương trình tự tính và áp tự động vào các hóa đơn bán hàng được lập trong kỳ (trừ giá vốn tính theo phương pháp đích danh thì kế toán phải tự nhập vào).
    Last edited by nhantt; 19/10/2011 at 14:03.

Similar Threads

  1. Câu chuyện vui về nghề nghiệp
    By huongltt in forum Giải trí
    Replies: 14
    Last Post: 01/09/2012, 03:11
  2. Hỏi về nghiệp vụ thanh toán tạm ứng
    By corolla altis in forum Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
    Replies: 13
    Last Post: 21/11/2011, 08:55
  3. Nghiệp vụ xuất CCDC
    By nhantt in forum Kế toán hàng tồn kho
    Replies: 1
    Last Post: 08/12/2010, 08:41
  4. Hỏi đáp nghiệp vụ tổng hợp số liệu các đơn vị cơ sở
    By corolla altis in forum Kế toán tổng hợp
    Replies: 3
    Last Post: 08/04/2010, 15:03

Bookmarks

Posting Permissions

  • You may not post new threads
  • You may not post replies
  • You may not post attachments
  • You may not edit your posts
  •