1. Tìm kiếm và thay thế trong văn bản

Tìm kiếm và thay thế là một tính năng rất cần thiết đối với những người làm việc trong văn phòng.

Tìm kiếm mở rộng

Ở cách tìm kiếm thông thường, bạn chỉ tìm được những từ thấy được mà không thể tìm những ký tự không hiển thị, hay ký hiệu của một định dạng nào đó. Để tìm những ký tự dạng này, ở cửa sổ tìm kiếm và thay thế, bấm nút More, bấm nút Special rồi bấm chọn dạng ký tự cần tìm ở danh sách hiện ra. Khi đó ở ô Rind what hay ô Replace with sẽ xuất hiện trong ký tự quy định cho dạng đã chọn. Cho nên ở những lần sau, bạn có thể gõ lại những ký tự đã thấy để tìm dạng ký tự đặc biệt đó.

2. Bảo vệ nội dung file văn bản

Sau khi soạn thảo xong một file trong Word, bạn có thể bảo vệ file này không cho người khác sửa đổi hay mở xem bằng các cách sau đây:

Chống sửa đổi:

Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu Tools > Protect document. Ở cửa sổ hiện ra, có ba lựa chọn ứng với ba cấp bảo vệ từ thấp đến cao.
- Chọn Tracked Changes nếu muốn lưu lại những gì khi chỉnh sửa. Trong cấp bảo vệ này, Word sẽ đánh dấu những đoạn chỉnh sửa bằng màu đỏ.
- Chọn Comments nếu không muốn người xem xóa, sửa nội dung. Ở cấp bảo vệ này, người xem vẫn có thể sao chép được nội dung văn bản.
- Muốn bảo vệ tuyệt đối nội dung văn bản, bạn hãy bấm chọn Form, khi đó Word sẽ khóa tất cả các chức năng sửa đổi sao chép, lúc đó văn bản có thuộc tính như một file pdf.Sau khi chọn xong cấp độ bảo vệ, nhập password vào ô trống bên dưới, bấm OK. Để gỡ bỏ bảo vệ, bấm menu Tools > Unprotect document, nhập password khi có yêu cầu.Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt thuộc tính Read Only cho file văn bản nhằm chống lại việc lưu hay cập nhật nội dung file. Bạn thực hiện việc này bằng cách: ở cửa sổ Windows Explorer, bấm chuột phải lên file cần thực hiện rồi chọn properties, bấm thẻ General ở cửa sổ hiện ra, đánh dấu chọn mục Read-only.

Không cho mở file

Ở hình thức bảo vệ trên, người xem vẫn có thể mở được file nhưng không chỉnh sửa được file. Còn ở hình thức này chúng ta sẽ đặt password để ngăn chặn việc mở file. Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu Tool > Options, bấm thẻ Security, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK rồi thực hiện lưu file. Hoặc cũng có thể thực hiện theo cách: bấm menu File > Save As (hoặc bấm phím F12), bấm nút Tools, chọn Security Options, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK Một khi file đã được bảo vệ bằng cách này, cần phải nhập đúng password ở thông báo hiện ra thì mới mở được file. Để gỡ bỏ password, làm lại thác tác như khi cài đặt password nhưng xóa tất cả các dấu * có trong ô Password to Open.

3. Tạo khung và tô màu nền cho văn bản

Khi soạn thảo và trình bày văn bản bằng Word, có những trường hợp bản cần tạo khung, tô màu nền. Có rất nhiều cách để thực hiện hai công việc này. Dưới đây là cách làm bằng công cụ Borders and Shading.

Tạo khung cho từng đoạn văn bản

Quét chọn đoạn văn bản cần thực hiện, bấm menu Format > Borders and Shading. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Borders, bấm chọn một dạng khung là: Box, Shadow, 3-D ở phần Setting. Bấm chọn loại đường kẻ khung ở ô Style. Bấm ô Color, chọn màu cho đường kẻ khung. Bấm ô Width chọn bề dày đường kẻ khung. Trong khi bấm chọn, quan sát khung Preview để biết trước dạng khung sắp tạo. Cuối cùng bấm ô Apply to, chọn Paragraph nếu muốn tạo khung cho cả đoạn văn bản hoặc chọn Text nếu chỉ muốn tạo khung cho cho hàng đã chọn, bấm OK.Nếu tạo khung sai, quét chọn lại vùng văn bản trong khung đã tạo, truy cập vào cửa sổ tạo khung nói trên, bấm chọn None ở phần Setting, bấm OK.

Tô màu nền khung văn bản.

Quét chọn vùng văn bản cần thực hiện, bấm menu format > Border and Shading. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Shading. Bấm ô Apply to, chọn dạng tô là Paragraph cho cả đoạn văn bản hay chọn Text để chỉ tô các hàng trong vùng chọn. Bấm chọn màu cần tô trong phần Fill. Bấm ô Style chọn mẫu tô, bấm ô Color chọn màu dùng cho mẫu tô. Bấm OK. Nếu thực hiện sai, quét chọn lại vùng văn bản đã tô, truy cập cửa sổ tô màu nền, bấm chọn No Fill, bấm OK.

Tạo đường viền trang văn bản.

Đối với trang bìa hoặc trang văn bản có đường viền trang, bấm menu Format > Borders and Shading. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Page Border rồi thực hiện chọn dạng đường viền như khi chọn khung. Tuy nhiên, ở phần tạo này có thêm một số tính năng khác: Bấm ô Art (nếu phần này chưa được cài sẵn sẽ xuất hiện thông báo yêu cầu bỏ đĩa DC-ROM Office để cài thêm), chọn một dạng đường viền; Bấm ô Apply to: Chọn Whole Document để tạo đường viền cho tất cả các trang, chọn This Section để chỉ áp dụng cho section có con nháy đang đứng, chọn This section - First page only để tạo viền cho trang đầu tiên của section hiện hành, chọn This section - All except first page để tạo viền cho toàn bộ trang có trong section nhưng trừ trang đầu tiên.

4. Chọn khối để xóa

Trong Word, bạn cần xóa hàng loạt các con số ở vài trăm hàng, ngặt nỗi các số này không đồng đều nhau và lại còn ở mãi phía sau của hàng. Đừng lo, bạn làm như sau:
Dùng chức năng thay thế (Ctrl+H) để thay thế hàng loạt dấu = với 10 khoảng trắng, mục đích làm cho chúng đứng xa các tên Files phía trước ra -> chọn toàn bộ các hàng văn bản và canh chúng theo lề bên phải (hình 2) -> Bấm chuột vào góc bên phải hàng trên cùng (sau ký tự cuối) -> nhấn Ctrl + Shift + F8 để hiệu lực việc chọn khối (nhấn lần nữa để hủy) -> dùng phím mũi tên (hay chuột), kéo xuống và sang trái để chọn vùng chứa các số cần xóa -> nhấn phím Delete để xóa và canh lại lề văn bản như trước.

Chú ý: Cũng có thể nhấn và giữ phím Alt khi kéo chuột để chọn khối, nhưng phím Alt lại không kết hợp được với phím mũi tên.